Языки

5 мая 2009 г. в Санкт-Петербурге в Информационно-консультационном центре «Инновация» состоялась презентация программы «Европейско-Российский инновационный коридор».

Автоматизированная информационная система "Электронный документооборот"

Сроки реализации проекта

Начало проекта:

1994 год

Дата запуска внедренного решения в эксплуатацию:

1995 год

Целевые группы:

Органы государственного управлениея

Индивидуальное предпринимательство

Средний бизнес

Крупный бизнес

Administrative

C 2009 года в соответствии с Постановлением Администрации Смоленской области №728 от 30.11.2009 г. "Об интегрированной системе электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области" Автоматизированная информационная система "Электронный документооборот" функционирует в Администрации Смоленской области и администрациях муниципальных образований Смоленской области.
Целью проекта АИС «Электронный документооборот» является автоматизация всего перечня функций, связанных с ведением делопроизводства, как внутри одного учреждения, так и между учреждениями.
Основные задачи при внедрении проекта АИС "Электронный документооборот":
•    создание единой системы документооборота и электронной почты в одной программной оболочке;
•    оперативность донесения информации до адресатов;
•    более четкая и слаженная работа всех подразделений;
•    повышение эффективности использования людских, коммуникационных и финансовых ресурсов;
•    работа с электронным архивом значительно удобнее и эффективнее, чем с бумажным; уменьшается количество ручных рутинных операций;
•    простота в освоении системы даже неподготовленным пользователем;
•    интерфейс программы максимально приближен к традиционной бумажной системе делопроизводства, когда работа идет с названиями документов, папок, дел, а не с именами файлов, дисков, каталогов.

Описание контекста (среды) проекта внедрения:

Заказчиком является Администрация Смоленской области, органы исполнительной власти Смоленской области, Департамент Смоленской области по здравоохранению, Управление по охране здоровья населения города Смоленска и ЛПУ.
Пользователями программы являются Администрация Смоленской области, администрации муниципальных образований Смоленской области и более 70 учреждений здравоохранения Смоленской области.

Финансирование проекта

Источник финансирования:

Региональный бюджет

Объем финансирования:

свыше 10 млн. руб.

Источники финансирования эксплуатации решения:

Региональный бюджет

Объем финансирования эксплуатации решения:

от 500 тыс. до 1млн. руб.

Технические детали

Методы реализации:

При реализации проекта был выполнен ряд доработок и новых разработок по развитию функциональных возможностей системы АИС "Электронный документооборот" с учётом пожеланий Заказчика.

Технологические решения:

АИС "Электронный документооборот" имеет следующие основные функции работы с документами:
•    создание, печать и хранение текстовых документов;
•    регистрация документов;
•    формирование поручений и резолюций к документу;
•    формирование списка документов, связанных с текущим, и поиск документов по списку связности;
•    постановка документов и поручений на контроль;
•    ведение регистрационной и контрольной картотек;
•    рассылка и получение документов по электронной почте между подразделениями организации по локальной сети и в другие организации по электронной почте;
•    ведение списка рассылки, уведомление о получении разосланных документов, формирование списков адресатов, не получивших документ к указанной дате;
•    возможность задавать сложные критерии поиска документов;
•    создание собственных видов отчетов;
•    создание архива документов по завершению календарного года;
•    резервное копирование информации, автоматическое восстановление индексов, парольная защита и ряд других сервисных функций;
•    режим "Администратор" для настройки программы на особенности структуры конкретной организации, используемого аппаратного и программного обеспечения.
АИС "Электронный документооборот" разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству, поддерживает весь перечень функций, связанных с ведением делопроизводства и предназначена для его автоматизации.

Результаты проекта

Основные качественные и количественные результаты проекта для всех заинтересованных групп:

В результате реализации проекта АИС "Электронный документооборот":
•    в Администрации и органах исполнительной власти Смоленской области повышена эффективность работы с документами, улучшено качество их подготовки, налажена быстрая регистрация, учет, поиск и рассылка документов;
•    более 70 учреждений здравоохранения Смоленской области объединены в единое информационное пространство;
•    большая часть документов между Департаментом Смоленской области по здравоохранению, управлением по охране здоровья населения города Смоленска и ЛПУ проходит по электронной почте, встроенной в Автоматизированную информационную систему "Электронный документооборот";
•    усилен контроль за правильностью и своевременностью исполнения поручений;
•    функции делопроизводства полностью автоматизированы.

Источники возврата инвестиций:

Normal
0

false
false
false

RU
X-NONE
X-NONE

Основные направления возврата инвестиций в проект:
•   оптимизация рабочего процесса;
•   снижение временных затрат;
•   уменьшение затрат на бумажные ресурсы.

Извлеченные уроки:

Главные уроки, извлеченные в ходе выполнения проекта:
•    Необходимо детально обследовать технические и организационные особенности объекта внедрения;
•    Необходимо планировать внедрение системы;
•    Необходимо планировать обучение пользователей;
•    Необходима заинтересованность руководства в результатах проекта и его развитии.

Потенциал использования извлеченных уроков в других проектах:

Технические разработки программного обеспечения проекта по внедрению Автоматизированной информационной системы "Электронный документооборот" и организационный опыт, приобретённый в процессе работы над проектом, находят успешное применение в последующих проектах и разработках.

Контактная информация разработчика кейса:

Кирпенко Андрей Анатольевич директор областного государственного учреждения здравоохранения - "Смоленский областной медицинский информационно-аналитический центр"

214014, г. Смоленск, ул. Ковтюха д.6, Тел. 8(4812) 38-50-22, 8(4812) 68-31-65, e-mail: somiac@admin.smolensk.ru

Пашкевич Василий Эрикович - генеральный директор Закрытого акционерного общества "Капитал Программ"

199178, Санкт-Петербург, В.О. 14 линия, д. 39, оф. 325, тел.: 8(812) 327-4973, e-mail: info@pcapital.ru

Ключевые слова:

Система электронного документооборота

информационные технологии

органы государственной власти