Власти Якутска: Ни один сотрудник не представляет свою работу без СЭД

CNews: Уважаемый Георгий Николаевич, расскажите, пожалуйста, об истории автоматизации деятельности Окружной администрации города Якутска.

Георгий Михайлов:Работа по автоматизации Окружной администрации программно-целевым методом началась с принятия муниципальной программы "Электронный Якутск" в 2011 году. С 2013 года действует муниципальная программа "Развитие информационного общества на территории ГО "город Якутск", в рамках которого реализуются мероприятия по созданию инфраструктуры информатизации, внедрению электронного взаимодействия между различными ведомствами, а также организации предоставления услуг в электронном виде.

CNews: На каком этапе началась автоматизация документооборота? Какие были предпосылки?

Георгий Михайлов:В 2003 году была внедрена система "БОСС-референт", которая действовала до 2012 года. С 1 января 2013 года мы перешли на новую систему СЭД "Дело" в связи с тем, что функционал системы СЭД "Дело" больше соответствует нашим потребностям.

CNews: Каким образом были выбраны СЭД и интегратор? Почему внедрение доверили компании "Инфосистемы"?

Георгий Михайлов:СЭД "Дело" позволяет осуществлять управление документооборотом в виде поручений, служебных записок, создавать проекты документов, вести электронный архив и контроль над поручениями, организовывать защиту информации. Также важную роль сыграл тот факт, что СЭД "Дело" постоянно развивается, дополняется различными опциями, в том числе с использованием электронных подписей, имеет возможности организации межведомственного электронного документооборота и интеграции с другими системами.

А компания "Инфосистемы", на момент принятия решения, имела уже более чем 12-летний опыт работы на рынке систем электронного документооборота и крепкую деловую репутацию в сфере информационных технологий республики. Именно поэтому выбор пал на "Инфосистемы".

CNews: Какую роль в проекте играют специалисты компании "Инфосистемы" и ИТ-специалисты Окружной администрации?

Георгий Михайлов:При внедрении, а также в эксплуатации СЭД "Дело", сотрудники ООО "Инфосистемы" предоставили качественные консалтинговые услуги, обучили наше руководство, сотрудников и администраторов системы работе в СЭД "Дело". А сейчас консультирование и обучение новых сотрудников ведут уже специалисты Окружной администрации.

CNews: Какие стадии прошел проект? Какие структуры, рабочие места охватывает система в настоящее время?

Георгий Михайлов:Внедрение системы "Дело" осуществлялось в течение трех лет: с 2012 года по 2014 год. Первый контракт был заключен в декабре 2012 года. На первом этапе были закуплены лицензии программного обеспечения СЭД "Дело" на 200 рабочих мест. В последующие этапы их количество расширялось, и на сегодняшний день в системе задействовано 71 структурное подразделение Окружной администрации и 493 пользователя.

На данный момент, в Окружной администрации, в общей сложности, имеется 591 лицензия программного обеспечения СЭД "Дело", что полностью удовлетворяет потребность в оснащении рабочих мест автоматизированной системой электронного документооборота.

CNews: Какие особенные достижения при реализации проекта по внедрению СЭД специалистами компании "Инфосистемы" вы бы отметили? Что оказалось самым сложным, какие интересные решения были найдены?

Георгий Михайлов:Внедрение СЭД позволило, в первую очередь, упорядочить документооборот. Ранее, до внедрения СЭД "Дело", поступало очень много жалоб от населения, что документы в мэрии теряются. Сейчас жалоб о потере документов нет.

Во-вторых, СЭД позволило не только автоматизировать документооборот, но и наладить межведомственное электронное взаимодействие с исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия) – участниками МЭД Республики Саха (Якутия), использующими технологию "Сервер Электронного Взаимодействия" компании "Электронные офисные системы". На сегодняшний день таких организаций насчитывается 61.

Георгий Михайлов, заместитель главы городского округа "город Якутск" – руководитель аппарата Окружной администрации города Якутска

Самым сложным, как и везде при внедрении новой системы, было заставить самих сотрудников начать работать в этой системе. В этом, конечно, основным движущим фактором является административный ресурс, но немаловажное значение имеет скоординированность действий с внедряющей компанией. Так, при внедрении СЭД "Дело" в Окружной администрации специалисты компании "Инфосистемы" именно в этих целях работали напрямую с конечными пользователями, сотрудниками мэрии, от самого начала и до конца. Это и явилось залогом успешного внедрения и запуска системы в эксплуатацию. А теперь ни один наш сотрудник не представляет уже свою работу без системы "Дело".

CNews: Какие работы ведутся в СЭД в настоящее время? Какие задачи Окружной администрации удалось решить с помощью внедрения СЭД?

Георгий Михайлов:В настоящее время внедрение СЭД полностью осуществлено. Планируется заключение муниципального контракта с ООО "Инфосистемы" на техническое обслуживание. То есть будет вестись работа по устранению неполадок, если таковые будут возникать.

С помощью СЭД "Дело" значительно ускорилась работа с документами и поручениями. Раньше документы подписывались, регистрировались секретарями и далее, в бумажном виде, направлялись адресатам, это занимало длительное время. Сейчас каждый специалист может самостоятельно зарегистрировать письмо в системе и направить электронную копию документа адресату. Адресаты получают письма в системе мгновенно. И документы больше не проходят длительный этап согласования, переходя из кабинета в кабинет.

Ввод резолюций, отчеты об исполнении – все это отображается в системе оперативно и быстро. Таким образом, начальник структурного подразделения всегда в курсе о ходе исполнения поручений своими подчиненными. Для этого ему достаточно открыть письмо в системе "Дело" и ознакомиться с отчетом исполнителя.

Источник: Cnews